A papírok hatékony rendszerezésének kulcsa

Ha az otthoni irodai dokumentumok, a családi orvosi feljegyzések, a számlák és a gyerekek iskolai iratai a konyhaasztalon lévő kupac és a garázsban megtalálható jelöletlen dobozok között vándorolnak, és amikor hirtelen kellenének, akkor soha nem tudod, hogy hol keresd őket, akkor bizony itt az ideje rendet rakni közöttük.

Mire lesz szükség?

Az első és legfontosabb néhány iratrendező beszerzése, amelyek segítik a papírok hatékony elkülönítését és a könnyű hozzáférhetőségüket, így nem kell értékes időt pazarolnod az adott dokumentum keresésére.

Első lépésként gyűjtsd össze egy helyre az összes rendszerezésre váró dokumentumot. Ez valószínűleg egy jó nagy kupacot fog alkotni, de ne hagyd, hogy ez megijesszen. Rendezd őket különböző kategóriákba, és mindeközben rakd külön azokat, amelyek már feleslegesek!

Az egyikbe kerüljenek például a személyes okiratok és a bizonyítványok. A másik kupacba mehetnek a garancia levelek valamint a hozzájuk tartozó számlák. De érdemes még egy kategóriát kialakítani a munkaszerződéseknek és fizetési papíroknak, illetve a banki számlakivonatoknak és a befizetéseknek is. Azok a dokumentumok pedig, amelyek egyikbe sem sorolhatók, alkossák a legutolsó csoportot.

Ezután jöhet a kupacok lefűzése egy-egy iratrendező segítségével. Ezt megoldhatod úgy is, hogy kilyukasztod őket egy lyukasztóval, de ugye ez a hivatalos dokumentumoknál nem opció. Ebben az esetben tedd őket egy átlátszó fóliába, és így fűzd le. Amennyiben pedig még átláthatóbbá szeretnéd tenni a rendszerezést, akkor használj néhány színes elválasztó lapot is, hogy különböző alkategóriákat hozz létre. Ezeknek a neveit pedig rájuk is írhatod akár. Ennek a módszernek köszönhetően, ami korábban egy egész szekrényt elfoglalt, most már garantáltan fele akkora helyen is el fog férni majd. 

A rendszeresség az alapja mindennek

Időnként felül kell vizsgálni, mit tarthatsz meg továbbra is a helyén, mit archiválhatsz, és mit dobhatsz ki. Ezt érdemes évente legalább egyszer megtenni, de szükség esetén erre gyakrabban is időt kell szánnod. Ha egy mappa például túlcsordul, a tartalmát át kell tenni egy nagyobb iratrendezőbe, vagy szükség esetén át kell csoportosítani a dolgokat, hogy a papírok hozzáférhetőségét és a rendszerezés átláhatóságát megőrizd.